Los mejores trucos para dominar Gmail y el paquete Office

El teletrabajo ha dejado al descubierto todas las carencias y dificultades que tenemos para dominar las herramientas con las que trabajamos. No ha quedado más remedio que contactar con nuestros compañeros a través de Gmail y compartir nuestros documentos para que todos puedan ver en qué estamos trabajando. Seguro que te has encontrado con más de un problema, por eso, te traemos los mejores trucos para dominar todos los recursos del teletrabajo.

A continuación, vamos a presentarte varias maneras de mejorar tu rendimiento en el teletrabajo, pero antes queremos explicarte cuál es la mejor manera de aprender. Classgap es la plataforma de clases online donde podrás disfrutar de todas las ventajas de la formación online mientras aprendes a dominar tu ordenador. ¿Existe mejor manera de aprender informática?

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Trucos para dominar Gmail

Gmail lleva muchos años con nosotros, y tendemos a pensar que ya lo dominamos perfectamente. Desde la llegada de la pandemia y el teletrabajo, se ha convertido en nuestra herramienta principal para mantener el contacto en el trabajo con nuestros compañeros y clientes. Si crees que ya lo sabes todo sobre la aplicación, a continuación, descubrirás una lista de trucos aumentar tu eficiencia a la hora de leer y enviar correos:

Deja el spam y bloquea al usuario.

A todos nos ha pasado alguna vez que hemos recibido varios correos electrónicos de un mismo usuario que no nos interesa. No vale la pena perder el tiempo y pasarlo a spam, Gmail permite bloquear la cuenta, permitiendo así que no recibas más mensajes.

Lo único que tienes que hacer es ir a uno de los correos de la persona a la que quieres bloquear y a la derecha, al lado de la opción Responder, darle al menú Más que se muestra con el icono de una flecha hacia abajo. Entre las opciones del menú aparecerá la de bloquear a esa persona. Ten cuidado no bloquees a compañeros de trabajo.

Configura tu bandeja de entrada

Un truco es la opción de organizar la bandeja. En la parte superior encontrarás diferentes pestañas para organizar tus correos. Solo tienesque darle al "+" que aparece a la derecha de la última para que te salte la pantalla de configuración y poder configurarla a tu gusto. Podrás elegir entre las pestañas predefinidas, pudiendo añadir o eliminar varias otras a tu bandeja de entrada. También tienes una opción para que todos los mensajes destacados aparezcan automáticamente en la pestaña principal

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Vincular varias cuentas dentro de Gmail

En la esquina superior derecha, encontrarás un icono con forma de engranaje. Haz click y te llevará a la pestaña de configuración. Desde ahí muévete hasta la pestaña Cuentas e importación, y presta atención a dos apartados concretos: ‘Enviar como’ y ‘Consultar el correo de otras cuentas’. En el primer apartado tendremos que configurar la vinculación de una cuenta de empresa y Gmail para poder enviar correos desde esta cuenta de empresa; en el segundo apartado, sin embargo, la configuración sirve para poder recibir los mensajes de esa cuenta de empresa directamente en Gmail.

Cómo saber si han leído el correo que les has mandado

¿Sabías que esto existía? Aunque Gmail no cuenta con esa posibilidad, si hay una extensión que lo permite. Si utilizas el navegador web Google Chrome, para consultar tu buzón de correo electrónico con Gmail, debes insertar una pequeña imagen en un script, de tal modo que se pueda saber cuándo el mensaje ha sido abierto por parte del destinatario. Descarga la extensión para Google Chrome y te aparecerán los dos tics como en WhatsApp

Mencionar a una persona en el correo electrónico

Este truco es muy sencillo. Podemos citar a alguien que se encuentre dentro de nuestra lista de contactos, solo tenemos que poner ‘@’ seguido de su nombre. Al hacer esto, el propio sistema reconocerá el intento de mención y, a medida que escribimos letras, nos sugerirá contactos.

Enviar mensajes desde otra dirección

Recapitulemos y volvamos al apartado 4. Si tienes configurada más de una cuenta como te hemos enseñado antes, podrás mandar el mensaje con ella. Cuando escribamos el correo, tendremos un nuevo apartado configurable: ‘De’. Es el primer apartado, y justo a su derecha aparece la dirección con la que vamos a enviar el mensaje. Si pulsamos sobre esta dirección, se abrirá un pequeño menú donde nos ofrecerá las direcciones desde las cuales podemos enviar un mensaje. Únicamente hay que seleccionar cuál.

Cómo cambiar las firmas dependiendo de la cuenta

Retomemos otra vez el punto 4. Si tenemos configuradas varias cuentas, puede que aparezca siempre la misma firma y no quieres que sea así. No te preocupes, esto también tiene solución. Dentro de configuración, en el apartado de “general” encontrarás la sección de “firma”. Verás un encabezado en el que aparece una dirección de correo. Ahora puedes personalizar la firma para esa dirección, y cuando acabes puedes pulsar sobre la misma para seleccionar otra dirección y hacer lo mismo.

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Aprovecha el espacio en tu bandeja de entrada

¿Sabías que puedes ajustar para que los elementos se muestren de una forma más compacta o más espaciada? Debes pulsar el icono de engranaje en la esquina superior derecha, pero esta vez la opción que escogeremos es ‘Densidad de contenido’. Se abrirá un nuevo menú contextual que nos permite escoger entre las opciones ‘Predeterminado’, ‘Cómoda’ y ‘Compacta’.

Cómo cancelar el envío de un correo electrónico

Una vez que hemos pulsado sobre el botón de ‘Enviar’, inmediatamente tendremos que pulsar en la notificación que aparece en la esquina inferior izquierda sobre la opción Deshacer. Además de esta opción, también nos aparecerá el detalle de información de que ‘Se envió el mensaje’, y la opción ‘Ver mensaje’ si queremos comprobar su contenido una vez que ha sido enviado a su destinatario.

Cómo ampliar el plazo de cancelación

Con el anterior truco, tenemos muy poco tiempo para cancelar el mensaje, pero esto tiene solución. Vamos a configuración y en el apartado general encontraremos la opción de “Deshacer envío” y tendremos la posibilidad de escoger entre 5, 10, 20 ó 30 segundos como máximo. Si seleccionamos 30 segundos, por ejemplo, en realidad este será el tiempo que tardará en ejecutarse el envío.

Cambiar el “tema” de Gmail

Este truco solo es apto para la versión de escritorio. En el apartado “Temas” dentro de configuración, podremos escoger cualquiera de las opciones que están disponibles por defecto, o bien pulsar sobre Mis Imágenes para escoger una con mayor personalización.

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Cómo cancelar las suscripciones, boletines, newsletter…

Si estás cansado de recibir este tipo de mails, existe una forma sencilla de cancelarlos. Solo tienes que abrir uno de estos mensajes, cualquiera de ellos, y te encontrarás con que justo al lado de la dirección de correo que te ha enviado el mensaje aparece el botón ‘Anular suscripción’. Únicamente tendremos que pulsar sobre el mismo, y después Gmail nos avisará de que la anulación se ha llevado a cabo de forma satisfactoria. En otros casos, se nos redirigirá a la página correspondiente para anular la suscripción al boletín.

Existen muchos más trucos y consejos que pueden ayudarte a dominar el Gmail como un experto. Si quieres conocerlos, reserva una clase con un profesor de informática en Classgap. Descubre todas las ventajas de nuestra plataforma y aprovecha para aprender las mejores técnicas para Gmail.

Consejos para sacarle partido al paquete Office

Como muchos ya sabréis, aprender ofimática es imprescindible para casi cualquier puesto de trabajo hoy en día. ¿Por qué? Pues como su propio nombre indica, el término fusiona las palabras “informática” y “oficina”, por lo que ofrece un conjunto de herramientas y técnicas informatizadas que usamos para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria para realizar tareas y lograr objetivos básicos.

Para mejorar tu productividad con el paquete Office, te dejamos unos buenos trucos:

Dictado por voz: Si eres de los que se les da mejor la expresión oral que la escrita, podrás activar esta opción para elaborar un discurso oral mientras el ordenador escribe solo. Si quieres que este documento lo puedan editar otras personas, solo tendrás que compartirlo usando OneDrive.
Diccionario de sinónimos: A menudo, cuando estamos escribiendo un texto largo, solemos repetir palabras que hacen que nuestro discurso sea muy monótono y repetitivo. Para solucionarlo, basta con hacer clic sobre una palabra y la función de “suite” de todas las aplicaciones te ofrecerá una lista de sinónimos.

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Restricción de datos introducidos: Excel te permite restringir datos para trabajar con un formato de datos determinado y advertir a cualquier persona que haga uso de la tabla de Excel de esa particularidad.
Ecuaciones matemáticas: hay una función destinada a insertar ecuaciones dentro de un documento de texto o de una hoja de cálculo. Además, ofrece algunas de las ecuaciones más básicas, como el área de un círculo y similares e incluso, puedes almacenar tus propias fórmulas.
Puedes añadir fuentes: un error muy común es el uso de fuentes tipográficas muy concretas que no estén disponibles en la mayoría de dispositivos. Esto puede provocar que si abrimos el documento en otro dispositivo haya errores de diseño. Para evitar este fallo tan común, PowerPoint incluye una opción que permite incrustar las fuentes utilizadas en el documento dentro del propio fichero. De esta forma, al abrir el documento en un ordenador diferente al de su creación, este se mostrará exactamente igual que el original.

¿Quieres saber cómo aprender más trucos? Muy sencillo, haciendo clases de ofimática online. Nuestros profesores de informática y ofimática conocen muchísimos trucos que pueden ayudarte. ¿Preparado/a para convertirte en todo un experto? Te explicamos como reservar tu clase.

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